Så lyckas kommuner med datadrivna arbetsmiljöinsatser

Att arbeta systematiskt med arbetsmiljön i offentlig sektor är både ett lagkrav och en nödvändighet för att skapa hållbara arbetsplatser. Samtidigt står många kommuner inför gemensamma utmaningar: höga sjuktal, låg svarsfrekvens i medarbetarundersökningar och bristande möjligheter till uppföljning. För chefer och HR kan det vara svårt att veta vilka insatser som faktiskt gör skillnad.

Det här blogginlägget riktar sig till dig som vill förstå hur kommuner kan arbeta mer datadrivet med arbetsmiljön, från medarbetarnas perspektiv till faktiska förändringar.

En lösning som börjar med medarbetarnas perspektiv

Ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete tar sin utgångspunkt i verkligheten. Istället för att HR eller chefer gissar vad som behöver förbättras behöver organisationer ta reda på hur medarbetarna upplever sin arbetssituation. Genom att samla in data via anpassade medarbetarundersökningar och pulsmätningar kan man identifiera riskområden och sätta in åtgärder där de faktiskt gör skillnad.

När resultaten analyseras på gruppnivå går det att se både gemensamma utmaningar och lokala skillnader. Det ger förutsättningar för att arbeta proaktivt och individanpassat på samma gång. En förvaltning kan behöva arbeta med återhämtning, medan en enskild arbetsgrupp behöver stöd i samarbete eller kommunikation.

Nästa steg är att koppla insikterna till rätt typ av insats. Det kan handla om att arbeta vidare med gruppen genom dialogskapande åtgärder, erbjuda kompetenshöjande stöd till chefen eller att föreslå individanpassade aktiviteter till medarbetarna. Genom att arbeta i ett tydligt flöde från data till åtgärd till uppföljning kan organisationen utvecklas steg för steg.

Introduktion av digitalt stöd och integration

För att få arbetsmiljöarbetet att fungera i praktiken behöver det vara både enkelt och integrerat. Därför samarbetar Goozo med Stratsys. Tillsammans skapas ett digitalt flöde där data från medarbetarundersökningar och pulsmätningar automatiskt blir en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefer får automatiska förslag på risk- och friskfaktorer, tydliga åtgärdsförslag och handlingsplaner som är möjliga att följa upp.

Det gör att mindre tid går åt till manuell hantering och mer tid kan läggas på det strategiska arbetsmiljöarbetet. Samtidigt får HR en helhetsbild och kan följa upp nyckeltal som korttidssjukfrånvaro eller engagemang på aggregerad nivå.

Läs mer om integrationen: https://www.goozo.se/stratsys-goozo-integration

Hur Goozo stöttar arbetsmiljöarbetet i offentlig sektor

Goozo-metoden bygger på fyra steg som gör det enklare att arbeta systematiskt med arbetsmiljön:

1. Datainsamling via anpassade medarbetarundersökningar och pulsmätningar

2. Analys av resultat med identifiering av risker och fokusområden

3. Automatiska förslag på forskningsbaserade åtgärder

4. Uppföljning via handlingsplaner och koppling till nyckeltal

Allt sker direkt i ett digitalt gränssnitt som anpassas efter organisationens behov. Insikter och handlingsplaner kopplas samman och skapar ett naturligt arbetsflöde. På så sätt blir det enklare för chefer att agera på rätt saker och för HR att följa utvecklingen över tid.

Tre faktorer bakom lyckade insatser

Både MTG och Perstorps kommun lyfter tre faktorer som särskilt viktiga för att lyckas med arbetsmiljöinsatser:

• Det ska vara enkelt att använda. Chefer ska inte behöva lägga tid på manuell administration.

• Insatserna ska vara kopplade till data. Besluten ska bygga på vad som faktiskt händer i verksamheten.

• Det ska finnas möjlighet till uppföljning. För att få långsiktig effekt måste man kunna följa förändringen över tid.

Perstorps kommun: Från spridda insatser till datadrivet arbetsmiljöarbete

När Natalie Lindqvist tillträdde som HR-chef i Perstorp fanns det ett behov av att skapa struktur i arbetsmiljöarbetet.

"Tidigare baserades mycket på chefernas egna bedömningar. Det saknades enhetlighet och medarbetarnas perspektiv kom inte alltid fram", säger Natalie.

Första medarbetarundersökningen genomfördes i maj och fick 61 procent svarsfrekvens.

"Det visade att det finns ett engagemang. Medarbetarna vill bidra. Men då behöver de också få se att deras insikter leder till åtgärder."

Med hjälp av ett nytt digitalt stöd kunde Perstorp identifiera risker och friskfaktorer på olika nivåer i organisationen. Det blev möjligt att se vilka åtgärder som behövs på förvaltningsnivå och vilka insatser som bör sättas in lokalt.

MTG: Effektivare arbetsmiljöarbete med integration

För MTG-klustret – Mariestad, Töreboda och Gullspång – handlade utmaningen om dubbelarbete. HR och chefer behövde föra över resultat manuellt från enkäter till Stratsys.

"Det blev varken kvalitetssäkrat eller effektivt. Det blev tidskrävande för både HR och cheferna", berättar Jeanette Wikström, HR-partner på MTG.

Med hjälp av integrationen mellan Goozo och Stratsys får nu cheferna automatiskt in relevanta resultat i arbetsmiljörapporterna.

"Vi ser att det här kommer och är superbra för våra chefer. Vi har ändå ett lagkrav att följa och nu kan vi ta ut rapport i realtid."

Hon betonar särskilt nyttan av att kunna jobba med data direkt:

"Vi vill inte att cheferna ska lägga in det manuellt. Då kommer det bli bristande. Det ska vara lätt och enkelt för cheferna."

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om hur Goozo kan stötta er i att arbeta systematiskt med arbetsmiljön i offentlig sektor?

Boka demo

Vanliga frågor om arbetsmiljöarbete i kommuner

• Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete i en kommun?

  Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) i en kommun innebär att arbetsgivaren regelbundet undersöker, bedömer, åtgärdar och följer upp arbetsmiljön. Det ska vara en naturlig del av den dagliga verksamheten och omfattar såväl fysiska som organisatoriska och sociala faktorer.

• Hur kan medarbetarundersökningar bidra till bättre arbetsmiljö?

  Medarbetarundersökningar ger insikter direkt från medarbetarna och hjälper kommunen att identifiera risker, brister och styrkor i arbetsmiljön. När resultaten analyseras och kopplas till konkreta åtgärder kan man arbeta mer träffsäkert och förebyggande.

• Vad innebär datadrivna arbetsmiljöinsatser?

  Datadrivna arbetsmiljöinsatser bygger på information från exempelvis medarbetarundersökningar, pulsmätningar eller nyckeltal som sjukfrånvaro. Genom att fatta beslut baserade på aktuell data kan kommunen rikta resurserna dit de gör störst nytta.

• Vilka utmaningar finns i det kommunala arbetsmiljöarbetet?

  Vanliga utmaningar är att chefer saknar tid, att data hanteras i flera olika system och att insatser inte följs upp systematiskt. Det kan också vara svårt att få en gemensam bild av arbetsmiljön över hela organisationen.

• Hur kan digitala verktyg stödja arbetsmiljöarbetet i offentlig sektor?

  Digitala plattformar kan automatisera delar av arbetsmiljöarbetet, exempelvis insamling av medarbetardata, analys, handlingsplaner och uppföljning. Det förenklar vardagen för både HR och chefer och ökar möjligheten att följa utvecklingen över tid.